Là người chịu trách nhiệm để đơn hàng sau khi được người bán đưa tới cho công ty vận chuyển sẽ được giao tới tận tay người mua. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, cửa hàng hay các shop khác nhau, công việc của chuyên viên điều phối đơn hàng sẽ xoay quanh việc kiểm kê, sắp xếp hàng hóa, liên hệ với đơn vị vận chuyển, nhân viên giao hàng, v.v. Ngoài các công ty bán lẻ, sàn thương mại điện tử, Nhân viên điều phối hàng hóa còn có thể làm ở bưu cục hoặc các đơn vị vận chuyển.
Yêu cầu nghề nghiệp
Nhiệm vụ
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ quy trình vận hành của khu vực phụ trách.
- Quản lý số liệu nhập, xuất, tồn và thực hiện các công việc điều phối hàng hóa từ Shop đến Kho từ Kho đến khách hàng.
- Phân công công việc cho nhân viên giao hàng, nhân viên lấy hàng.
- Theo dõi tiến trình, đánh giá, phân tích được khả năng giao hàng của nhân viên.
- Chịu mọi trách nhiệm về quản lý đội ngũ giao hàng, tiền giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng lúc, đúng yêu cầu của Khách hàng. Xử lý các thắc mắc của khách hàng liên quan đến tiến trình giao hàng.
- Báo cáo hiện trạng, hoạt động giao hàng hàng tuần, đề xuất hướng giải quyết. Gửi báo cáo hàng tuần, hàng tháng cho cấp trên đúng thời hạn.
Khả năng cần có
- Tư duy logic và khả năng điều phối, tức là nắm rõ thế mạnh và đặc điểm của từng thành viên trong nhóm nhằm phối hợp và thúc đẩy tiến độ công việc một cách tối ưu. Bên cạnh đó, chuyên viên điều phối đơn hàng cũng cần phải hiểu rõ được từng nhiệm vụ để có thể phân chia công việc một cách hợp lý, không gây gián đoạn công việc, hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất.
- Khả năng hướng dẫn đồng nghiệp tức là sau khi phân chia đơn hàng, thì cần biết hướng dẫn cho nhân viên giao cách để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
- Khả năng giao tiếp linh hoạt do thường xuyên phải làm việc với các đối tác, nhân viên giao hàng. Khả năng này giúp chuyên viên điều phối đơn hàng dễ dàng hợp tác để hoàn thành công việc ở mức tốt nhất.
- Khả năng làm việc nhóm nhằm giúp công việc đạt hiệu quả cao nhất trong thời gian ngắn nhất.
- Khả năng quản lý thời gian để sắp xếp thời gian thật khoa học đưa đơn hàng tới tay khách hàng trong thời gian nhanh nhất.
- Khả năng xử lý tình huống, ra quyết định nhanh chóng.
Kiến thức chuyên ngành
Chuyên viên điều phối đơn hàng cần tốt nghiệp các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Xuất nhập khẩu – Ngoại thương, kế toán…
Kỹ năng (nghiệp vụ, kỹ năng mềm,…)
Kỹ năng cơ bản
- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng: Microsoft Word. Excel. Powerpoint, Microsoft Outlook và phần mềm ERP chuyên dụng ( ưu tiên).
- Kỹ năng đàm phán và ra quyết định.
- Tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận, nguyên tắc.
- Kỹ năng quản lý thời gian tốt.
Kỹ năng nghiệp vụ
Kỹ năng sử dụng công cụ, phần mềm quản lý kho như Excel, các phần mềm quản lý hàng hóa và phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.
Công cụ nghề nghiệp
Máy móc, thiết bị
Máy tính, laptop, điện thoại di động.
Công cụ phần mềm
- Các nền tảng vi tính văn phòng như Word, Excel, Power Point.
- Các ứng dụng quản lý đơn hàng chuyên dụng
Thông tin khác
Phạm vi việc làm
Chuyên viên điều phối đơn hàng thường làm việc ở các doanh nghiệp logistic, thương mại điện tử hoặc nhà sản xuất lớn có mảng bán lẻ.
Yêu cầu bằng cấp, chứng chỉ
Bằng Trung cấp, cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Xuất nhập khẩu – Ngoại thương, kế toán.