Là người thực hiện việc tìm kiếm, thu mua các nguyên vật liệu, hàng hóa để phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Yêu cầu nghề nghiệp
Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch cho các hoạt động thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa của công ty.
- Tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán với các nhà cung cấp, đánh giá thương mại để có được nhà cung cấp sản phẩm đạt chất lượng với giá thành tốt nhất cho doanh nghiệp;
- Thỏa thuận hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp phù hợp; trao đổi công nợ; theo dõi tiến độ giao hàng; phối hợp với bộ phận kỹ thuật liên quan kiểm tra chất lượng hàng hóa để xử lý kịp thời nếu phát hiện hàng không đạt yêu cầu.
- Thực hiện đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ.
- Xử lý các loại chứng từ thanh toán và chuyển cho bộ phận kế toán quản lý.
- Theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan.
- Cập nhật tình trạng tồn hàng hóa theo định kỳ mỗi tháng và kết hợp với Bộ phận kho để kiểm kê, báo cáo giá trị Kho của công ty.
- Phối hợp với nhân viên kế toán trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
- Phối hợp với đối tác xử lý các đơn hàng nhập trực tiếp từ nước ngoài: Khai báo hải quan, thông quan hàng hóa.
- Cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết cho nhà cung cấp để hoàn thiện hợp đồng, thanh toán và xuất hóa đơn VAT.
- Nắm bắt và cập nhật những quy định, thông tư liên quan đến xuất nhập khẩu để có phương án và giải pháp cho các đơn hàng.
- Lập, theo dõi và gửi kế hoạch thanh toán thuế, thanh toán tiền hàng.
Khả năng cần có
- Có khả năng làm việc độc lập, chủ động.
- Có sức khỏe tốt, chịu được áp lực trong công việc.
- Có khả năng giao tiếp và đàm phán tốt.
- Có khả năng duy trì, quản lý các mối quan hệ với đối tác.
- Có tác phong làm việc trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ.
- Có khả năng cập nhật kịp thời những thay đổi của thị trường cung ứng cũng như có thể dự đoán được xu hướng nhu cầu hàng hóa và những tác động đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Kiến thức chuyên ngành
- Kiến thức về quy trình thu mua hàng hóa của Công ty.
- Kiến thức về quy trình thanh toán.
- Kiến thức về nền kinh tế, hàng hóa và giá cả thị trường.
- Kiến thức về các quy định, quy phạm pháp luật về thuế, hải quan, đấu thầu.
- Kiến thức về Luật thương mại, tình hình chính trị, dịch bệnh, giao thông… và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến việc vận chuyển thu mua hàng hóa.
- Kiến thức về tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng của nguyên vật liệu, hàng hóa cần thu mua.
Kỹ năng (nghiệp vụ, kỹ năng mềm,…)
Kỹ năng cơ bản
- Kỹ năng sử dụng logic và lý luận để xác định điểm mạnh và điểm yếu của các giải pháp, kết luận hoặc cách tiếp cận vấn đề thay thế.
- Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc một cách khoa học.
- Kỹ năng tổng hợp, xử lý thông tin, phân tích, làm báo cáo.
- Kỹ năng làm việc nhóm, điều phối, kết hợp giải quyết công việc với các bộ phận liên quan.
- Kỹ năng phân tích thông tin và đánh giá để lựa chọn giải pháp tốt nhất và giải quyết vấn đề.
- Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và ưu tiên công việc – phát triển các mục tiêu và kế hoạch cụ thể để ưu tiên, sắp xếp và hoàn thành công việc.
Kỹ năng nghiệp vụ
- Kỹ năng đàm phán, thương lượng với nhà cung cấp.
- Kỹ năng xây dựng, duy trì, phát triển các mối quan hệ với đối tác, nhà cung cấp.
- Kỹ năng quản lý hợp đồng, theo dõi việc vận chuyển và xử lý sự cố.
- Kỹ năng xử lý hồ sơ, hợp đồng, chứng từ mua hàng.
- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh thương mại (bắt buộc) nếu làm thu mua cho các công ty xuất nhập khẩu hoặc thu mua nguyên liệu, hàng hóa từ nước ngoài.
- Kỹ năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng Word, Excel và các phần mềm hỗ trợ khác.
Công cụ nghề nghiệp
Máy móc, thiết bị
- Máy tính, điện thoại.
- Các thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm.
Công cụ phần mềm
- Phần mềm quản lý mua hàng: Cyber Purchasing Management; Dantrisoft, VZSoft, Toko Tech, Suno, Abatoba, Hararetail…
- Phần mềm quản lý kho: Sapo, Winta-Sales, Hararetail, GM Sales, Square…
- Phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office: Word, Excel.
- Phần mềm thư điện tử: Gmail, Zalo, Microsoft Outlook.
Sở thích, tính cách
Vị trí nghề nghiệp này thường phù hợp với người có sở thích, tính cách sau:
1. Đặc điểm của nhóm Nghiệp vụ
Những người thuộc nhóm Nghiệp vụ thường thích quy định, luật lệ và họ coi trọng khả năng tự kiểm soát. Họ thích làm việc với các con số và dữ liệu, thích các hoạt động đòi hỏi sự trật tự, nề nếp; thường tuân theo hướng dẫn có sẵn và có khuynh hướng không thích các hoạt động mơ hồ hoặc thiếu hệ thống.
Nhược điểm của người thuộc nhóm Nghiên cứu là khá cứng nhắc và bảo thủ, thiếu sự linh hoạt, sáng tạo,….
2. Môi trường làm việc tương ứng và nghề nghiệp điển hình
Những người thuộc nhóm Nghiệp vụ rất phù hợp làm việc trong môi trường mang tính chất giao tiếp với nhiều người và đòi hỏi có tính nghiệp vụ.
Một số nghề nghiệp nổi bật có thể kể đến như thư ký, lễ tân, nhân viên văn phòng, thủ thư, nhân viên ngân hàng, nhân viên vận hành máy tính, cửa hàng và nhân viên điều phối,….
Chống chỉ định của những công việc trên:
- Bệnh lao, bệnh truyền nhiễm
- Dị tật, nói ngọng, điếc
3. Ngành nghề đào tạo
Thư ký, nhân viên lưu trữ, thư viện, nhân viên văn phòng, chuyên viên thuế, thủ quỹ, kế toán viên, tiếp tân, bưu điện, nhân viên ngân hàng,….
Hiện nay, tất cả các ngành nghề kể trên đều được đào tạo tại các trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp, trung tâm dạy nghề của địa phương, các trường trung cấp chuyên nghiệp, các trường đại học vùng và đại học trên toàn quốc.
Thông tin khác
Phạm vi việc làm
Chuyên viên thu mua có thể làm việc cho tất cả các Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, thương mại, xuất nhập khẩu, dịch vụ khách sạn nhà hàng…
Yêu cầu bằng cấp, chứng chỉ
- Có bằng tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành Kinh tế, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Thương mại và các chuyên ngành khác có liên quan.
- Có chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản.
- Có chứng chỉ tiếng Anh nếu làm việc trong các Công ty xuất nhập khẩu, mua bán hàng hóa với nước ngoài.