- Trong chuỗi cung ứng hàng hóa, đơn vị vận chuyển là bên trung gian thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ người bán tới người mua. Trong hành trình đó, chuyên viên điều phối vận hành Logistic sẽ làm việc tại các công ty giao nhận. Họ là người chịu trách nhiệm để đơn hàng sau khi được người bán đưa tới cho công ty vận chuyển sẽ được giao tới tận tay người mua.
- Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, cửa hàng hay các shop khác nhau, công việc của chuyên viên điều phối đơn hàng sẽ xoay quanh việc kiểm kê, sắp xếp hàng hóa, liên hệ với đơn vị vận chuyển, nhân viên giao hàng, v.v. Ngoài các công ty bán lẻ, sàn thương mại điện tử, Nhân viên điều phối vận hành Logistic còn có thể làm ở bưu cục hoặc các đơn vị vận chuyển.
Yêu cầu nghề nghiệp
Nhiệm vụ
- Nhận thông tin về đơn hàng từ bộ phận kinh doanh, bán hàng hoặc đơn hàng trên hệ thống, liên hệ với bộ phận giao nhận/đơn vị vận chuyển để gửi hàng đi;
- Yêu cầu nhân viên kho, nhân viên đóng gói chuẩn bị hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn trước khi gửi đi;
- Sắp xếp lịch giao hàng hợp lý dựa trên thời gian ghi nhận đơn đặt hàng;
- Sắp xếp khu vực giao hàng cho nhân viên giao hàng sao cho nhiều đơn ở cùng một nơi do cùng một người giao để tăng hiệu suất;
- Giám sát và điều phối quá trình vận chuyển;
- Cập nhật thông tin về hàng hóa trong kho, hàng hóa trung chuyển cũng như số lượng, khối lượng hàng đã xuất;
- Xử lý các trường hợp hoàn trả hàng;
- Hỗ trợ lập kế hoạch để bộ phận kinh doanh, bán hàng và vận chuyển phối hợp với nhau tốt hơn;
- Phân tích số liệu đơn hàng, lập báo cáo;
- Làm các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.
Khả năng cần có
- Tư duy logic và khả năng điều phối, tức là nắm rõ thế mạnh và đặc điểm của từng thành viên trong nhóm nhằm phối hợp và thúc đẩy tiến độ công việc một cách tối ưu. Bên cạnh đó, chuyên viên điều phối đơn hàng cũng cần phải hiểu rõ được từng nhiệm vụ để có thể phân chia công việc một cách hợp lý, không gây gián đoạn công việc, hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất.
- Khả năng hướng dẫn tức là sau khi phân chia đơn hàng, thì cần biết hướng dẫn cho nhân viên giao cách để hoàn thành công việc một cách tốt nhất;
- Khả năng giao tiếp linh hoạt do thường xuyên phải làm việc với các đối tác, nhân viên giao hàng. Khả năng này giúp chuyên viên điều phối đơn hàng dễ dàng hợp tác để hoàn thành công việc ở mức tốt nhất;
- Khả năng làm việc nhóm nhằm giúp công việc đạt hiệu quả cao nhất trong thời gian ngắn nhất;
- Khả năng quản lý thời gian để sắp xếp thời gian thật khoa học đưa đơn hàng tới tay khách hàng trong thời gian nhanh nhất;
- Khả năng xử lý tình huống, ra quyết định nhanh chóng.
Kiến thức chuyên ngành
Chuyên viên điều phối vận hành Logistic có thể tốt nghiệp các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Xuất nhập khẩu – Ngoại thương, kế toán…
Kỹ năng (nghiệp vụ, kỹ năng mềm,…)
Kỹ năng cơ bản
- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng: Microsoft Word. Excel. Powerpoint, Microsoft Outlook và phần mềm ERP chuyên dụng ( ưu tiên);
- Kỹ năng đàm phán và ra quyết định;
- Tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận, nguyên tắc;
- Kỹ năng quản lý thời gian tốt;
Kỹ năng nghiệp vụ
Kỹ năng sử dụng công cụ, phần mềm quản lý kho như Excel, các phần mềm quản lý hàng hóa và phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Công cụ nghề nghiệp
Máy móc, thiết bị
Máy tính, laptop, điện thoại di động.
Công cụ phần mềm
- Các nền tảng vi tính văn phòng như Word, Excel, Power Point;
- Các ứng dụng quản lý đơn hàng chuyên dụng
Sở thích, tính cách
Vị trí nghề nghiệp này thường phù hợp với người có sở thích, tính cách sau:
1. Đặc điểm của nhóm Nghiệp vụ
Những người thuộc nhóm Nghiệp vụ thường thích quy định, luật lệ và họ coi trọng khả năng tự kiểm soát. Họ thích làm việc với các con số và dữ liệu, thích các hoạt động đòi hỏi sự trật tự, nề nếp; thường tuân theo hướng dẫn có sẵn và có khuynh hướng không thích các hoạt động mơ hồ hoặc thiếu hệ thống.
Nhược điểm của người thuộc nhóm Nghiên cứu là khá cứng nhắc và bảo thủ, thiếu sự linh hoạt, sáng tạo,….
2. Môi trường làm việc tương ứng và nghề nghiệp điển hình
Những người thuộc nhóm Nghiệp vụ rất phù hợp làm việc trong môi trường mang tính chất giao tiếp với nhiều người và đòi hỏi có tính nghiệp vụ.
Một số nghề nghiệp nổi bật có thể kể đến như thư ký, lễ tân, nhân viên văn phòng, thủ thư, nhân viên ngân hàng, nhân viên vận hành máy tính, cửa hàng và nhân viên điều phối,….
Chống chỉ định của những công việc trên:
- Bệnh lao, bệnh truyền nhiễm
- Dị tật, nói ngọng, điếc
3. Ngành nghề đào tạo
Thư ký, nhân viên lưu trữ, thư viện, nhân viên văn phòng, chuyên viên thuế, thủ quỹ, kế toán viên, tiếp tân, bưu điện, nhân viên ngân hàng,….
Hiện nay, tất cả các ngành nghề kể trên đều được đào tạo tại các trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp, trung tâm dạy nghề của địa phương, các trường trung cấp chuyên nghiệp, các trường đại học vùng và đại học trên toàn quốc.
Thông tin khác
Phạm vi việc làm
Chuyên viên điều phối vận hành Logistic thường làm việc ở các doanh nghiệp logistic, thương mại điện tử hoặc mảng bán lẻ của các nhà sản xuất lớn.
Yêu cầu bằng cấp, chứng chỉ
Bằng Trung cấp, cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Xuất nhập khẩu – Ngoại thương, kế toán.